Söktips
Här hittar du mer information om hur du kan använda Visual Arkiv Sök.
Visual Arkiv Sök är en webbtjänst som du kan använda för att söka efter handlingar som överlämnats till ett arkiv. Du kan antingen fritextsöka eller göra en detaljerad sökning. Dessa båda sätt att söka på kan du växla mellan på startsidan.
Fritextsökningen består av tre sökfält för att söka i arkivförteckningen, som är ett register över alla arkiverade handlingar. Arkivförteckningen är hierarkiskt uppbyggd och från arkivbildare ner till enskilda volymer och förvaringsenheter är kraftfulla sökmöjligheter knutna.
I detaljerad sökning kan du välja mellan att söka på Arkivbildare, Historik, Serier/Handlingsslag samt Volymer/Förvaringsenheter. Samtliga fält inom respektive menyval kan kombineras med varandra, och man behöver inte skriva in hela sökbegreppet utan det räcker med del av t.ex. namnet.
Sökningen resulterar i en träfflista och när någon av träffarna öppnas ges mer information om dem och var handlingen finns arkiverad.
För att gå tillbaka till ditt senaste sökresultat då du är inne på en sökträff klickar du på länken ”Senaste Sökresultat” ovanför Arkivträdet. Detta för att slippa stega sig tillbaka med tillbaka knapparna om du klickat runt mycket sedan din senaste sökning.
En annan sökväg är via arkivförteckningens egen struktur. Välj då menyn Visa alla arkivbildare och den arkivbildare du vill titta närmare på. Till vänster på bildskärmen ses då en trädstruktur, där nivåerna går att fälla ut och stänga med hjälp av pilarna. I fälten Historik eller Arkivbeskrivning går det att få mer information om Arkivbildaren, t.ex. vilka verksamheter som har funnits och vilka handlingar de har genererat.
| Ikon | Arkivobjekt |
|---|---|
| Arkivinstitution är den administrativa funktion eller institution som har till uppgift att förvara och vårda arkiv. | |
| Depå i Visual Arkiv betecknar i regel den byggnad/lokal där arkivhandlingarna förvaras men även andra betydelser förekommer t ex organisatoriska eller förvaltningsmässiga. Depå kan t.ex. vara ”Kommunarkivet i Xstad” eller ”Föreningsarkivet i Xstad”. Till varje depå som registreras i Visual Arkiv knyts det antal arkivbildare och arkiv som bedöms höra till depån. Om det är samma installation som används för att registrera både kommunarkiv och föreningsarkiv skapar man förslagsvis två depåer för att hålla ihop arkivbildarna inom en depå. | |
| Arkivbildare är företag, föreningar, myndigheter och andra organisationer som bedriver verksamhet som avsätter arkiv. Stora organisationer utsöndras ibland i flera arkivbildare. Kommunens olika myndigheter brukar i regel vart och ett ses som egna arkivbildare. Dotterbolagen i en koncern utgör i regel egna arkivbildare vid sidan av moderbolaget. | |
| Arkiv är de samlingar av handlingar och dokument som skapas när arkivbildaren (företag, föreningar, myndigheter och andra organisationer) bedriver sin verksamhet och som tas omhand för arkivering. Även enskilda personer och familjer kan samla sina handlingar och bilda arkiv. Arkiv utgörs i vanliga fall av volymer (kartonger, mappar, inbundna böcker, digitala lagringsenheter m.m.). I dessa volymer finns dokument med data och information. | |
| Serie är en benämning på de handlingar som i arkivet hanteras som en fysisk enhet. Serien har alltid en viss kodbeteckning. I allmänna arkivschemat kallas detta seriesignum t.ex. ”A1a”. Serien består i sin tur i regel av volymer. | |
| Volym kan definieras som en fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar. Volymen är ofta en arkivkartong med papper men kan också vara en kartong med CD-skivor eller en lagringsenhet för digital information. Volymen innehåller de enskilda arkivhandlingarna. | |
| Handlingsslag är en ”mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat” t.ex. anställningshandlingar. Syftet med att handlingarna från en process redovisas samlat är att sambanden med myndighetens verksamhet ska framgå. Handlingsslaget har alltid en viss kodbeteckning som uttrycks genom punktnotation, t.ex. 1.1.1. | |
| Handlingstyp är en handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat t.ex. anställningsintyg. Varje handlingstyp har sina specifika hanterings-anvisningar. Det är på så sätt man säkerställer att samtliga verksamhetens handlingar behandlas på ett öppet och rättssäkert sätt. | |
| Förvaringsenhet definieras som en mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar. En förvaringsenhet kan till exempel avgränsas genom att de återfinns fysiskt i ett arkiv, en specifik arkivbox eller på en cd-skiva; eller logiskt som en fil på en cd-skiva eller på en databas. | |
| Objekt är en enhet som har arkivbelagts. Objektsnivå är den lägsta nivå man kan registrera på i Visual Arkiv. Ett objekt kan kopplas till på både serie och volym (allmänna arkivschemat) samt handlingsslag och förvaringsenhet (verksamhetsbaserat). Ett objekt kan t.ex. vara en text, en bild, en karta en ritning eller ett annat objekt. |
Genom att skriva in ett sökord med mellanslag före och efter (exempelvis " verk ") kommer en sökning ske efter endast det ordet.
Genom att skriva in ett sökord utan mellanslag (exempelvis "verk") kommer en sökning att ske både efter ordet "verk" och ord som innehåller "verk", såsom verksamhet.
För att gå tillbaka till ditt senaste sökresultat då du är inne på en sökträff klickar du på länken ”Senaste Sökresultat” ovanför Arkivträdet.
| Begrepp | Förklaring |
|---|---|
| Accession | Tillväxt eller förvärv i ett arkiv. Förvärven förtecknas traditionellt i en accessionsliggare. Accessionen kan mätas i t.ex. hyllmeter, antal rullar mikrofilm eller i MB, GB, TB för digitalt material. |
| Accessionsliggare | Löpande förteckning av nyförvärv (accessioner). |
| Accessionsnummer | Unik identifierare som tilldelas nyförvärv i ett arkiv. |
| Allmän handling | Handling som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet (och som förvaras hos en myndighet). Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland vara sekretessbelagda. |
| Allmänna arkivschemat |
Förteckningsplan med fasta huvudavdelningar enligt vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas.
Allmänna arkivschemat (A-Ö).
|
| Arkiv | Ett sammanhållet bestånd av handlingar härrörande ur en myndighets, ett företags eller en enskild persons verksamhet. Arkiv utgörs i vanliga fall av volymer (kartonger, mappar, inbundna böcker, digitala lagringsenheter m m). I dessa volymer finns dokument med data och information. |
| Arkivbeskrivning |
En beskrivning av en arkivbildares arkiv, arkivbildning och arkivverksamhet.
Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras. Offentlighets- och sekretesslagen anger att beskrivningen ska innehålla följande:
|
| Arkivbildare |
Myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet, släkter eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. I stora organisationer utsöndras ibland i flera arkivbildare. Kommunens olika myndigheter brukar i regel vart och ett ses som egna arkivbildare. |
| Arkivbildningsplan | Plan som styr organisationens arkivering, registrering och gallring. Detsamma som dokumenthanteringsplan. |
| Arkivera | Tillföra arkivet handlingar. |
| Arkivförteckning | Ett sökmedel där ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer. En arkivförteckning kan vara uppställd enligt allmänna arkivschemat eller vara processbaserad. |
| Arkivhandling | Handling som upprättats av eller inkommit till en arkivbildare som ett led i dennes verksamhet och som har arkiverats. |
| Arkivinstitution | Administrativ funktion eller institution som har till uppgift att förvara och vårda arkiv. |
| Arkivlagen | Arkivlagen (1990:782) är en svensk lag som anger de grundläggande bestämmelserna för hur de svenska myndigheterna och andra statliga och kommunala beslutande församlingar ska sköta sina arkiv. |
| Arkivmyndighet | Myndighet med uppgift att utöva tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet, samt med rätt att överta arkiv. |
| Arkivredogörare | Tjänsteman hos arkivbildare med uppgift att utföra främst praktiska moment inom arkivverksamheten exempelvis arkivläggning, dokumenthanteringsplanen, gallring och leveranser. |
| Arivredovisning | Samlingsbegrepp för arkivbeskrivning och arkivförteckning |
| Arkivreglemente | Landstingens och kommunernas egna tillämpningsföreskrifter för arkivlag som reglerar ansvarsfrågor kring arkiv och dokumenthantering. Detta begrepp börjar allt mer fasas ut till förmån för respektive kommun/landstings nomenklatur för styrande dokument. |
| Arkivschema | Redovisningen av arkivbestånden bygger vanligen på någon form av arkivschema eller förteckningsplan, tex det Allmänna arkivschemat från 1903. För vissa typer av arkiv används andra scheman, t.ex. Kyrkoarkivens förteckningsplan. Det svenska Riksarkivet har beslutat att statliga myndigheter ska gå över till processorienterad arkivredovisning, (RA-FS 2008:4), vilken trädde i kraft den 1 januari 2009. |
| Arkivtyp | Det finns statliga och kommunala arkiv och enskilda arkiv t.ex. folkrörelsearkiv, näringslivsarkiv |
| Arkivvård | Organisera, redovisa, skydda, avgränsa, gallra och bevara arkiv. |
| Avställning | Uttagande av redan arkiverade handlingar ur en ordning för att arkivera dem i en annan ny ordning för slutlig långtidslagring. Förekommer exempelvis i ett personaldossiésystem där avställning sker vid uppsägning eller pensionsavgång. |
| Bestånd | Ett arkivs innehåll. I Visual Arkiv är rapporten Bestånd en förteckning över alla registrerade arkiv och arkivbildare. |
| Bevara | Arkivera handlingar för all eller viss framtid. |
| Databärare | Fysiskt underlag för handlingar eller information t.ex. papper, magnetband och hårddisk. |
| Depå | Det huvudarkiv som arkivbildares handlingar tillhör. I varje depå ingår ett antal arkiv. Betecknar i regel den byggnad där arkivhandlingarna förvaras men även andra betydelser förekommer t.ex. organisatoriska eller förvaltningsmässiga. |
| Diarienummer | Olika ärenden åtskiljs i diariet genom att de tilldelas diarienummer i löpande kronologisk ordning alltefter det de införs i diariet. Det finns olika typer av diarier och därmed diarienummer. |
| Diarie-/dossiéplan | Systematisk plan för klassificering av ärenden för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer). |
| Diarium | Kontinuerlig förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar för att hålla koll på myndighetens ärenden. Det finns olika diarier skrivelsediarier / ärendediarier mm. |
| Dokumenthantering | Handhavandet av handlingar d.v.s. att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument. |
| Dokumenthanteringsplan | Hanteringsanvisningar för verksamhetens alla förekommande handlingar d.v.s. hur de ska hanteras, bevaras och gallras. Detsamma som Arkivbildningsplan. |
| Dossié | handlingar eller akter i samma ämne. |
| E-arkiv | Arkiv för elektroniskt bevarande, hantering och återsökning av digital information |
| Enskilda arkiv | Arkiv från privatpersoner, släkter, föreningar, företag, byar och gårdar |
| Etikettinformation | Text på etikett för utskrift att sätta på fysiska förvaringsenheter |
| Folkrörelsearkiv/Föreningsarkiv | Arkivinstitution som tar hand om arkiv från föreningslivet. Där finns handlingar från bl.a. fackföreningar, politiska organisationer, frikyrkor, nykterhetsorganisationer och idrottsföreningar. |
| Försättsblad | Det första blad som sätts i t.ex. en pärm och visar arkivbildarens namn. Därefter följer Innehållsförteckning och Förteckningsblad. |
| Förteckna | Systematiskt registrera handlingar i volymer och serier enligt en förteckningsplan t.ex. allmänna arkivschemat eller process/verksamhetsbaserad informationsredovisning. Upprätta en förteckning över det som finns i ett arkiv, vad det innehåller och var det finns någonstans |
| Förteckningsblad | Lista över innehållet i en serie, dvs. de volymer som ingår. |
| Förteckningsplan | Systematisk plan för att förteckna arkiv t.ex. allmänna arkivschemat eller process/verksamhetsbaserad informationsredovisning. Upprättad vid utredning av ett arkivs tillkomst och historia. |
| Förvaringsenhet | Samlingsbeteckning för handlingsmängd som avgränsas genom sitt förvar t.ex. handlingar i arkivbox, filer på hårddisk och video på optisk skiva. |
| Gallra |
Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Att gallra innebär alltid informationsförlust och måste föregås av ett gallringsbeslut. Vid gallring av elektroniska handlingar tas filerna bort så att de inte kan återskapas. Se Riksarkivets definition som gäller för statliga myndigheter nedan: Vid överföring av allmänna handlingar till annan databärare räknas det som gallring, enligt Riksarkivets definition, om överföringen medför:
För kommuner/ landsting gäller att respektive fullmäktige beslutat att detta ska likställas vid gallring. |
| Gallringsbeslut | Formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter skall eller får förstöras. |
| Gallringsframställan | Förslag från arkivbildare om gallring av allmänna handlingar, som sedan leder till ett gallringsbeslut från arkivmyndigheten. |
| Gallringsfrist | Tid som ska förflyta innan beslutad gallring verkställs. |
| Gallingsregler | Den som söker information bör genom beskrivningen få kännedom om vilka typer av handlingar som gallras och på vilka beslut gallringen baseras. Det kan ske antingen direkt, genom att gällande gallringsbeslut biläggs, eller genom en hänvisning till myndighetens dokumenthanteringsplan. |
| Geografisk hemvist | Arkivbildaren är knuten till en geografisk hemvist t.ex. en kommun eller församling (kod och plats enligt Statistiska Central Byrån) |
| Handling | Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Jämför dokument. |
| Handlingsslag | Handlingsslaget är mängden av handlingar som tillkommer i en process. t.ex. inspektionsärenden och bidragsärenden. |
| Handlingsslag – Grupp av handlingsslag |
Om flera handlingsslag bildar en grupp av handlingsslag, ska följande uppgifter anges om gruppen:
Allmänna råd. Här avses grupper av handlingsslag som förvaras tillsammans, t.ex. samtliga ärendeakter i registrerings ordning eller dossierer i objektsordning. Om ett stort antal handlingsslag ingår i gruppen kan dessa redovisas på en särskild lista till vilken samband upprättas. |
| Handlingstyp | Handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat t.ex. aviseringsmeddelanden och ansökningshandlingar. |
| Historik | Beskrivning av arkivbildarens utveckling över tid. |
| Informationsredovisning | Verksamhetsbaserad (eller processbaserad) arkivredovisning innebär en informationsredovisning istället för arkivredovisning. Det ska återspegla myndigheters dagliga informationshantering i sin verksamhet. |
| Innehållsförteckning | Visar en översikt över samtliga serier som förtecknats inom respektive arkiv. |
| Intensivdataområde | Geografiskt område, inom vilket arkivhandlingar ska bevaras i större omfattning än i andra områden. |
| Koncept | Arkivexemplar av utgående handling. |
| Klassificeringsstruktur | Struktur som representerar verksamheten och som används för klassificering av handlingsslag. |
| Leverans | Förteckning av alla inleveranser till arkivet. Det finns en avancerad del (Plus) och en förenklad del (Classic) i Visual Arkiv. I den avancerade kan man även registrera och hålla ordning på planerade leveranser. |
| Leveransreversal | Följesedel vid leverans av arkivhandlingar. |
| Liggare | Bok med förteckningar över exempelvis personal eller inventarier. |
| Medium | Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. |
| Metadata | Data om data. Det kan vara information om t.ex. ett foto såsom filformat, när bilden togs, info om motivet, fotograf, när togs det osv. |
| NAD | Nationell ArkivDatabas. Databas med uppgifter om de flesta arkiv som förvaras vid olika arkivinstitutioner i Sverige. |
| NAD-kategori | Namn på verksamhetskategorier definierad av Riksarkivet |
| EAC | Datamodell och utbytesformat i xml för arkivbildare baserad på ISAAR-CPF. |
| EAD | Datamodell och utbytesformat i xml för arkivbeskrivningar och förteckningar baserad på ISAAD-G. |
| Näringslivsarkiv | Arkivinstitution som tar hand om arkiv från privata företag. |
| Proveniens | Handlingars ursprung. |
| Proveniensprincipen | Den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet. Det betyder att man i efterhand inte blanda handlingar från olika arkiv med varandra, eller att man gör ändringar i hur handlingarna var organiserade från början. |
| Process | En avgränsad följd av aktiviteter som leder till ett resultat och som förekommer upprepat i verksamheten, t.ex. handlägga en ansökan om bidrag. |
| Processbaserad | En särskild princip för informationsredovisning som utgår från att handlingar ska beskrivas i de verksamhetsprocesser där de används (för begrepp se RAFS (Riksarkivets författningssamling) 2008:4) |
| PUL | Personuppgiftslagen (SFS1998:204). Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. |
| Rensa | Avskilja handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras. |
| Reversal | Kvittens på en inleverans. |
| RA-FS | Riksarkivets generella föreskrifter som publiceras i Riksarkivets författningssamling. |
| Sekretess | Undantag från principen att allmänna handlingar ska vara offentliga. Sekretess gäller exempelvis inom sjukvården, socialtjänsten och folkbokföringen. Vilka sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). |
| Serie | Ett antal arkivvolymer som hör ihop genom att de har samma funktion (t.ex. protokoll) eller genom att de handlar om samma ämne. Serien har alltid en viss kodbeteckning. I allmänna arkivschemat kallas detta seriesignum, t.ex. ”A1a”. I den verksamhetsbaserade arkivförteckningen uttrycks seriestrukturen genom punktnotation, t ex 1.1.1. Serien består i sin tur i regel av volymer. |
| Serierubrik | Titel på serie. |
| Seriesignum | Kodbeteckning för serie enligt förteckningsplan eller arkivförteckning t.ex. A 1. |
| Signum | Kombination av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i ett arkiv, t.ex. A2:5 |
| Struktur | Ett system av enheter och dessas inbördes förhållanden. Såsom att en arkivbildare har flera serier och en serie består av flera volymer. |
| Strukturenhet | Samlingsbeteckning för klassificeringsstrukturens delar oavsett vilken nivå de tillhör. En strukturenhet kan bl.a. vara ett verksamhetsområde, en processgrupp eller en process, beroende på enhetens placering i strukturen. |
| Volym | Fysisk enhet för förvaring av arkivhandlingar. |
| Volymförteckning | En överblick över vilka volymer som ingår i en aktuell serie. |
| Volymsignum | En volyms kodbeteckning, bildad av seriesignum och volymnummer enligt arkivförteckningen. |
| Verksamhetstyp | Typ av verksamhet som bedrivs. Väljs för respektive arkivbildare i Visual Arkiv. |
| Ämnesordning | Arkivläggning efter ämne. |